U heeft het misschien al gehoord, op 18 juni aanstaande maken budgethouders van zorgkantoor DSW en de gemeente Westland  als eerste de overgang naar het nieuwe portaal. De andere zorgkantoren en gemeenten volgen later. Budgethouders met een pgb vanuit de zorgverzekeringswet kunnen helaas nog niet over naar het nieuwe portaal. Per Saldo is blij dat dit nieuwe portaal er komt en heeft vanuit het perspectief van de budgethouder meegekeken bij de ontwikkeling er van. Wij zien het nieuwe portaal als een grote verbetering ten opzichte van het huidige systeem en hopen dat u als budgethouder ook enthousiast bent en de voordelen ziet van het digitaal werken in dit nieuwe portaal!

Waarom een nieuw portaal?
Wat hebben we de laatste jaren veel meegemaakt rondom het trekkingsrecht. Dat begon al in de voorbereiding (voorafgaand aan 2015), waarbij we stelselmatig naar voren brachten dat er een systeem moest komen dat in dienst zou staan van de budgethouder. Een systeem niet om het lastiger te maken, maar juist gemakkelijker. Het trekkingsrecht werd al snel door de budgethouder als een complex en traag systeem ervaren dat al snel leidde tot enorme administratieve rompslomp. De budgethouder stond niet langer meer centraal. Toen eenmaal besloten was om onderzoek te doen naar een alternatief voor het systeem, was het voor ons een klare zaak: nu zijn wij budgethouders aan de beurt met onze eigen variant met een intensieve lobby in Den Haag als gevolg. We wonnen vertrouwen door het feit dat we inmiddels samenwerkten met een partij die haar ICT-experts ter beschikking stelde, zorgverzekeraar DSW. Het bouwen van het nieuwe portaal kon gaan beginnen.

Het nieuwe portaal is door DSW opgezet om het organiseren van uw pgb-zaken gemakkelijker en eenvoudiger te maken. Hierbij staat de eigen regie van budgethouders steeds voorop. Bij de ontwikkeling van het portaal hebben wij en een hele groep budgethouders steeds meegepraat, meegetest en meegewerkt aan het schaduwdraaien (in het nieuwe portaal en in het huidige portaal van de SVB om zo te ondervinden of het portaal echt werkt).  Naast de samenwerking met Per Saldo en budgethouders hebben ook de BVKZ, de SVB, Zorgverzekeraars Nederland, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het Ministerie van VWS geholpen bij de ontwikkeling van het portaal.

De komst van het nieuwe portaal brengt wel een aantal veranderingen met zich mee, ook als u op papier wilt blijven werken. In dit nieuwsbericht brengen we u nader op de hoogte.

Het nieuwe portaal helpt u de pgb-administratie snel, gemakkelijk en overzichtelijk digitaal te verwerken. Het voeren van de administratie wordt met de komst van het portaal gebruiksvriendelijker en er bestaat minder kans op fouten. In  het nieuwe portaal loggen alle betrokken partijen (budgethouder, zorgverlener, zorgkantoor/gemeente en de SVB) in om de zaken omtrent het PGB te regelen. Iedere partij ziet alleen wat voor hem of haar relevant is. Uw persoonlijke gegevens zijn dan ook alleen voor u zichtbaar. Met de komst van het portaal is het niet meer nodig dat u zorgovereenkomsten op papier afsluit, dit gaat gemakkelijk digitaal. Tijdens het invullen van uw gegevens wordt al gecontroleerd of alle gegevens juist zijn. Vervolgens stuurt u met één druk op de knop de overeenkomst naar uw zorgverlener ter ondertekening. Nadat u zelf ook getekend heeft stuurt u het eenvoudig door naar de verstrekker. Ook het declareren van de zorg gaat gemakkelijk digitaal, tevens kunt u altijd de huidige stand van uw budget inzien. Op deze manier weet u precies waar u aan toe bent en kan er sneller gewerkt worden.

Wat gaat er veranderen?
Wanneer u gaat werken met het nieuwe portaal, komt u een aantal vertrouwde maar ook  nieuwe zaken tegen. Zoals u nu al gewend bent  kunt u in dit nieuwe portaal overzichten vinden van uw toekenningsbeschikkingen, budget, zorgovereenkomsten, declaraties en/of maandlonen. Ook ziekmeldingen zijn terug te vinden in het portaal.

Een kort overzicht van de verschillen:

  • U kunt zorgovereenkomsten digitaal opstellen, ondertekenen en indienen. U hoeft dus geen formulieren meer te gebruiken. Daarnaast is een groot voordeel dat u de ingediende zorgovereenkomst kunt ‘volgen’, het portaal geeft aan bij welke partij hij ligt en wie hem dus nog moeten ondertekenen/goedkeuren.
  • Het systeem past de vragen aan naar uw situatie, dus bijvoorbeeld alleen maar informatie zien die betrekking heeft op de Wlz, als u in de Wlz zit.
  • Er worden automatische controles uitgevoerd, zoals op het minimumloon. Dit heeft als voordeel dat het zorgt voor meer veiligheid en minder kans op fouten.
  • U ziet altijd de laatste status van uw budget, zorgovereenkomsten, declaraties en toekenningsbeschikking.
  • Declaraties worden direct gecontroleerd, zodat u zeker weet dat ze uitbetaald kunnen worden wanneer u ze indient.
  • Wanneer uw gegevens en de gegevens van uw zorgverlener eenmaal zijn ingevoerd hoeft u deze niet keer op keer opnieuw in te vullen.

Het lijkt mogelijk in eerste instantie dat het portaal een stuk strenger is dan het huidige systeem. Dit is niet het geval. Het nieuwe portaal past alle regels toe die reeds in de regelgeving zijn geformuleerd, er zijn geen nieuwe regels bijgekomen. In het verleden zijn door de problemen van de decentralisatie van 2015   regelmatig uitzonderingen gemaakt en de regels niet consequent toegepast om de continuïteit van betalingen te garanderen

Overgang naar het nieuwe portaal
Op 18 juni 2018 is de pgb-administratie van budgethouders van zorgkantoor DSW en gemeente Westland ondergebracht in het nieuwe portaal. Vanaf dat moment kunnen de budgethouders die onder deze verstrekkers vallen de declaraties, zorgovereenkomsten en wijzigingen beheren in het nieuwe portaal. Het zorgkantoor of de gemeente zorgt ervoor dat uw toekenningsbeschikking in het portaal staat. Het PGB Portaal ontvangt de informatie over uw geldige zorgovereenkomsten uit MijnPGB. De overdracht van gegevens vindt plaats tussen 5 en 18 juni.

Let op! Voor budgethouders bij andere verstrekkers dan DSW zorgkantoor en gemeente Westland blijft MijnPGB nog de plek om de administratie te voeren. Deze budgethouders gaan pas later gebruik maken van het portaal en ontvangen hierover nog bericht.

Op www.entreepgb.nl staat stap voor stap uitgelegd hoe het nieuwe portaal werkt. Ook vindt u hier vier instructiefilmpjes met een uitleg over het invoeren van bijvoorbeeld een zorgovereenkomst. Neemt u alvast een kijkje.

Wat u verder nog moet weten
Inloggen

  • U logt eenvoudig in met uw DigiD. Heeft u nog geen DigiD, vraagt u deze dan aan via digid.nl/aanvragen. Als u een (wettelijke) vertegenwoordiger heeft die bekend is bij de verstrekker, wordt deze geregistreerd in het portaal. Uw vertegenwoordiger logt met zijn of haar (eigen) DigiD in om uw zaken te regelen.

Zorgovereenkomst

  • De gegevens van uw huidige zorgovereenkomst(en) zijn overgenomen vanuit het systeem van de SVB. Niet alle gegevens stonden in het systeem van de SVB, u moet daarom de overgezette zorgovereenkomsten goed controleren. U kunt waar nodig de overeenkomsten aanvullen.
  • U kunt nieuwe zorgovereenkomsten zelf digitaal opstellen, ondertekenen en indienen.
  • U kunt in het portaal de zorgovereenkomst delen met de zorgverlener.
  • U ziet in het portaal of uw zorgverlener ondertekend heeft en of de verstrekker akkoord is.

Declaraties

  • Per zorgverlener kunt u, anders dan nu, na afloop van de maand één keer uw declaratie over de vorige maand indienen. Een declaratie over bijvoorbeeld juni kunt u vanaf 1 juli indienen.
  • Bij het indienen van declaraties geeft u per dag de gewerkte uren op, het systeem berekent dan automatisch het juiste totaalbedrag tegen het afgesproken tarief. Ook ziet u meteen het bijgewerkte budget.
  • De ingevoerde declaraties worden direct door het systeem gecontroleerd. Het systeem kijkt of de declaraties overeenkomen met uw zorgovereenkomst en binnen uw budget passen.
  • U kunt naast de zorg ook nog steeds reiskosten, bijkomende zorgkosten etc. blijven declareren. Dit veranderd niet door de komst van het portaal.

Vrijwillige storting

  • Bij een budgettekort kunt u in het nieuwe portaal vrijwillig gemakkelijk bijstorten via iDeal. Het bedrag wordt direct verrekend en u kunt doorgaan met declareren.

U wilt op papier blijven werken, kan dat?
We hopen natuurlijk dat alle budgethouders met het nieuwe (digitale) portaal gaan werken, maar als u dat (nog) niet wilt, kunt u nog steeds op papier blijven werken. U blijft de formulieren gebruiken die u vindt op de website van de SVB. U heeft dan minder voordeel van het nieuwe PGB Portaal. Er veranderen wel een paar dingen:

  • U stuurt niet meer alle formulieren naar de SVB. De volgende formulieren stuurt u naar uw zorgkantoor als u onder de Wlz valt en naar de SVB als u onder de Wmo of Jeugdwet valt:
    • Zorgovereenkomsten
    • Wijzigingsformulier zorgovereenkomst
    • Machtiging voor salarisadministratie
    • Zorgbeschrijving (voor de Wlz)
    • Profielwijziging van persoonlijke gegevens
  • De volgende formulieren stuurt u nog wel aan de SVB:
    • Urenbriefjes
    • overige declaraties

Privacy

  • Uw gegevens worden bewaard volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  • Andere personen dan uw wettelijke vertegenwoordiger en uzelf kunnen uw gegevens in het systeem niet zien of bewerken.

Wat zeggen budgethouders die bij de testfase betrokken zijn geweest
Over de profielpagina:
“Gegevens budgethouder en vertegenwoordiger heb ik ingevuld en opgeslagen. Dat werkt perfect.”

Over het opstellen van een zorgovereenkomst:
“Alle bekende gegevens zijn op overzichtelijke manier weergegeven. Je wordt op een vriendelijke manier door het proces geleid.”

Over het indienen van een declaratie:
“Ik ben zeer te spreken over het kadertje rechtsboven waarbij de gedeclareerde uren worden opgeteld. Zo zie je het meteen als je een fout hebt gemaakt, en je kunt ook de rekening op juistheid controleren. Perfect!”

Over het indienen van een declaratie:
“Werkt goed en is duidelijk van opzet”

Meer informatie
Wij kunnen in dit bericht niet alle informatie rondom het nieuwe portaal voor u opschrijven. Wij hebben geprobeerd om u van de belangrijkste punten op de hoogte te brengen. Voor meer vragen en antwoorden kunt u terecht op de website van het nieuwe portaal: www.entreepgb.nl. U kunt hier ook de introductiefilmpjes over de werking van het PGB Portaal bekijken.

Naast deze website hebben de gemeente Westland en zorgkantoor DSW een helpdesk in het leven geroepen. Deze zijn te bereiken via de volgende gegevens:

  • Westland: bellen op telefoonnummer 14 0174, bereikbaar op werkdagen tussen 8:30 uur en 17:00 uur. Of stel uw vraag via info@gemeentewestland.nl.
  • DSW zorgkantoor: bellen op telefoonnummer (010) 242 27 46, bereikbaar op werkdagen tussen 8:30 uur en 17:00 uur. Of stel uw vraag via pgb@dsw.nl.