Als je een persoonsgebonden budget (pgb) hebt, hoort daar een administratie bij. Zo houd je overzicht over afspraken en betalingen. Ook kun je eenvoudig terugvinden hoe je je budget hebt besteed.
We adviseren om altijd zelf de administratie bij te houden, ook als de Sociale Verzekeringsbank (SVB) of een (door zichzelf erkend) pgb-bureau (een deel van) de administratie doet. Besef dat jij altijd zelf verantwoordelijk blijft voor hoe je het geld hebt uitgegeven.
Probeer zoveel mogelijk digitaal te regelen. Dat gaat vaak sneller en er kan niets bij de post kwijtraken. Ook kun je in je eigen administratie makkelijker formulieren terugvinden.
Deze inhoud is beschikbaar wanneer de cookies geaccepteerd zijn.
Wat moet je bewaren in de administratie?
Welke gegevens je moet bewaren, hangt af van je pgb. Denk aan:
- brieven en andere informatie van de gemeente, en brieven van jou aan de gemeente
- brieven en andere informatie van de SVB, en brieven van jou aan de SVB
- brieven en andere informatie van de zorgverzekeraar, en brieven van jou aan de zorgverzekeraar
- brieven en andere informatie van het zorgkantoor, en brieven van jou aan het zorgkantoor
- brieven en andere informatie van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) en brieven van jou aan het CIZ
- brieven en facturen van het CAK
- brieven of e-mails tussen jou en je zorgverleners
- de zorgovereenkomsten met je zorgverleners
- je persoonlijk plan, zorgmomentenoverzicht en budgetplan
- facturen en urenbriefjes van je zorgverleners, óók als je ze hebt doorgestuurd naar de SVB of zorgverzekeraar
Je kunt de administratie in de online omgeving van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en in het Portaal bijhouden. Maar naast die digitale administratie kun je het beste ook alles opslaan op je eigen computer. Of je print het uit en bewaart alles in mappen.
In het algemeen wordt 5 jaar aangehouden als bewaartermijn. Ook de SVB geeft dit aan. Als we de achtergrondinformatie bekijken komen we echter tot ruimere termijnen. Per Saldo adviseert budgethouders daarom om de volledige administratie, (inclusief overeenkomsten en wijzigingsformulieren) langer te bewaren: voor de WLZ 7 jaar en voor de Jeugdwet, WMO of Zvw 15 jaar.
Wat is de rol van de Sociale Verzekeringsbank (SVB)?
Als je een pgb van de gemeente of het zorgkantoor hebt, betaalt de Sociale Verzekeringsbank (SVB) je zorgverleners uit. Dat heet trekkingsrecht.
Het online portaal van de SVB heet Mijn PGB. Daar kun je onder andere:
- de urenbriefjes van je zorgverleners doorgeven en kijken of de uren al betaald zijn;
- facturen uploaden;
- zien hoeveel geld je hebt uitgegeven en hoeveel geld je nog kunt uitgeven;
- wijzigingen doorgeven.
Veelgestelde vragen
-
Vanaf 2020 gaat de SVB het nieuwe PGB Portaal gebruiken en verdwijnt Mijn PGB van de SVB. Heb je een pgb van de gemeente of het zorgkantoor? Dan krijg je bericht als je het nieuwe portaal kunt gebruiken. Je hoeft daarvoor zelf niets te regelen. Lees meer op de website van PGB Portaal.
Op het PGB Portaal heb je alle gegevens bij elkaar. Dat geeft overzicht. Het systeem vult veel gegevens al voor je in. Jij controleert en vult aan. Dat verkleint de kans op fouten.
Dat maakt het makkelijker om de administratie bij te houden. Je kunt op het PGB Portaal ook bijvoorbeeld zorgovereenkomsten invullen en wijzigingen doorgeven.
Je kunt als budgethouder zorgverleners toegang geven tot formulieren. Die kunnen zij dan aanvullen en digitaal ondertekenen.
Wil je meer weten over het portaal? Lees dan ook de informatie hierover op onze website.
Wanneer moet je een salarisadministratie bijhouden?
Een salarisadministratie is verplicht als je met een zorgverlener:
- een arbeidsovereenkomst hebt; én
- deze zorgverlener 4 dagen of meer voor je werkt.
Als werkgever betaal je je zorgverlener een nettobedrag uit. Je betaalt belasting en premies over het loon direct aan de Belastingdienst. De SVB regelt dit voor je als je een pgb van gemeente of zorgkantoor. De SVB stuurt elke maand een salarisstrook.
Heb je een pgb van de zorgverzekeraar en moet je een salarisadministratie bijhouden? Dan kun je dan zelf doen. Maar je kunt er ook voor kiezen om dit de SVB te laten doen.
Vrijwillige salarisadministratie
Heeft je zorgverlener een arbeidsovereenkomst voor 3 dagen of minder? Of huur je een partner, familielid of zelfstandige in die geen ondernemer is? Dan kun je er samen met je zorgverlener voor kiezen om de salarisadministratie aan de SVB uit te besteden.
Heb je een pgb van de zorgverzekeraar? Ook dan kun je ervoor kiezen de salarisadministratie door de SVB te laten doen.
Lees hoe je de salarisadministratie door de SVB kunt laten doen.
Veelgestelde vragen
-
Vind je het lastig om zelf de pgb-administratie te doen? Dan kun je sommige taken door een pgb-bureau laten doen. Maar ook als je taken uitbesteedt aan een pgb-bureau, blijf je als budgethouder verantwoordelijk voor een juiste besteding van je pgb.
We hebben de 10 belangrijkste punten opgeschreven waarmee je kunt nagaan of een pgb-bureau op de juiste manier werkt. Zo kun je besluiten met welk pgb-bureau je gaat werken.
- Download de flyer Zo beoordeel je zelf de kwaliteit van een pgb-bureau (pdf, 164 kB), met de 10 belangrijkste punten waar je op moet letten.
Ben jij voldoende pgb-vaardig?
Je krijgt alleen een pgb als je goed met het pgb kunt omgaan. Dus als je voldoende pgb-vaardig bent. Een van de eisen is dat de administratie goed wordt bijgehouden. Kun je dat niet zelf? Dan moet je zorgen dat iemand anders de administratie voor je doet.
Wil je weten of jij al voldoende pgb-vaardig bent? Doe dan de pgb-test.
Meer weten?
We geven cursussen waarin je leert om met een pgb te werken. Lees meer over de cursus ‘Hoe beheer ik een pgb?’
Word lid van Per Saldo
Voor algemene vragen over het pgb kun je ons altijd bellen, ook als je niet lid bent. Ben je lid van onze vereniging? Dan helpen wij je verder, met persoonlijk advies en ondersteuning bij je pgb.