Regel alles rond het team en de zorg

Voordat de bewoners naar het initiatief kunnen verhuizen, moet je de zorgorganisatie inrichten. Wat is er allemaal nodig voordat het team van medewerkers straks kan starten?

Hoe de zorg gaat functioneren op de werkvloer is helemaal afhankelijk van de mate van zeggenschap die je als initiatiefgroep wilt hebben.

Bij zelfwerkgeverschap zal je alle onderstaande zaken zelf oppakken. Wel kun je onderdelen uitbesteden aan een extern bureau. Denk bijvoorbeeld aan de loonadministratie. Ga je samenwerken met een zorgaanbieder? Dan ben je bij sommige onderdelen betrokken en bij andere onderdelen minder of zelfs niet.

Checklist zorgorganisatie inrichten

De praktijk van veel initiatieven levert de volgende checklist op:

Wat moet je vastleggen als je personeel gaat aannemen?

• formatie en competenties;
• functieprofielen;
• arbeidsvoorwaarden (inclusief beloningsbeleid en cao);
• vacatures;
• advertenties;
• wervingsprocedure en selectieprocedure;
• bij erkend stagebedrijf: inzet van stagiaires.

HRM

• contracten;
• loonadministratie;
• belastingen;
• vervanging bij ziekte;
• personeelsverzekeringen;
• werkomstandigheden beschrijven (arbowetgeving) en een RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie)
• bedrijfshulpverlening (BHV);
• functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken;
• beëindiging arbeidsrelatie.

Kwaliteitsbeleid

• kwaliteitshandboek;
• kennis en vaardigheden van de medewerkers;
• opleidingen en trainingen;
• opfriscursussen.

Aansturing en communicatie

• aansturen medewerkers;
• teamoverleg;
• uitvoering zorgplan;
• rapportages;
• communicatie zorgverleners onderling en met ouders;
• zorgrooster.

Conflicten

Preventie en aanpak van conflicten tussen bewoners, zorgverleners, teamleider, ouders en bestuur.

Externe zorgverleners

Samenwerking met verpleegkundige, gedragskundige, en eventueel de huisarts.

Team samenstellen

Nu ga je de zorgverleners en een teammanager werven. Mogelijk werft de zorgaanbieder met wie je samenwerkt mensen onder de eigen medewerkers.

Al in de haalbaarheidsfase heb je in kaart gebracht hoeveel formatie je nodig hebt en welke deskundigheid het team moet hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan zorgverleners met een BIG-registratie of een andere specifieke expertise.

Hebben jullie gekozen voor zelfwerkgeverschap? Dan is het nu tijd om functieprofielen op te stellen, arbeidsvoorwaarden te beschrijven en vacatures te plaatsen. Hoe verloopt de selectieprocedure en wie van de ouders neemt plaats in de selectiecommissie? Zet het op papier en maak een planning. Het is belangrijk dat je team compleet is zodra de deuren van je initiatief opengaan.

HRM-zaken

Nemen jullie zelf zorgverleners in dienst? Stel dan arbeidscontracten op en richt de personeelsadministratie en de loonadministratie in. Regel vervanging bij ziekte, verzekeringen, werkomstandigheden en het functioneringsbeleid en beoordelingsbeleid.

Kwaliteitsbeleid

Ga na aan welke kwaliteitseisen voor de zorg je moet voldoen.

Hoe ga je de kwaliteit op de werkvloer operationaliseren en borgen? Zet dat op papier en maak eventueel een kwaliteitshandboek. Zie hiervoor ook de Handreiking Kwaliteit voor pgb gefinancierde ouder- en familie-initiatieven.

Werk je samen met een zorgaanbieder? Verdiep je dan in het kwaliteitsbeleid van de zorgaanbieder. Stem eventueel af welke onderdelen de zorgaanbieder voor zijn rekening neemt, en hoe en wanneer je die samen bespreekt en toetst. Heeft de rechtspersoon van het initiatief veel zeggenschap? Dan is die rechtspersoon verantwoordelijk voor de zorg.

Aansturing en communicatie

Voorkom onduidelijkheid over de aansturing van de zorg. Als individuele ouders zich met de beste bedoelingen bemoeien met de zorg, raken medewerkers in een spagaat. Zitten ouders niet op één lijn? Dan moet van tevoren zijn afgesproken hoe jullie zoiets willen oplossen. Laat de ouders daarom het huishoudelijk reglement tekenen. Alle communicatie tussen zorgverleners, teammanager, ouders en het bestuur heb je daarin geregeld.

Wat betreft de aansturing van de zorg binnen het team. Het is belangrijk om te beschrijven wat de rollen zijn van zorgverleners en teamleider, en hoe zij de zorgvisie toepassen op de werkvloer. Misschien wordt het een zelfsturend team met eigen taken en verantwoordelijkheden.

Bespreek ook op welke manier het team de individuele zorgplannen gaat uitvoeren en op welke manier die worden geëvalueerd. Het is handig dat iedere bewoner een persoonlijk begeleider heeft die een goede klik heeft met de bewoner en het aanspreekpunt is voor de ouders.

Bespreek ook hoe vaak en op welke manier de medewerkers met elkaar overleggen: bij wie kunnen zij terecht als ‘er iets is’? Er zijn allerlei digitale communicatie- en beheerssystemen. Die apps en platforms maken de communicatie over de zorg tussen zorgverleners en ouders of familie eenvoudiger. Zo kun je gemakkelijk berichten delen over afspraken, of doorgeven hoe de dag van een bewoner is verlopen. Er zijn ook mogelijkheden om zorgplannen en rapportages digitaal te verwerken en in te zien. Digitale communicatie is altijd een hulpmiddel, dus een aanvulling op de communicatie in het hier en nu tussen alle partijen.

Zorgrooster

In de Opstartfase heb je mogelijk al een zorgrooster gemaakt. Je hebt toen onderzocht hoe je het team verspreid over een dag en week het beste kunt inzetten.

Om vanaf dag 1 aan de slag te kunnen, is het goed om een paar maanden voor de opening een rooster voor de komende periode te maken. Overleg met de zorgverleners over hun werktijden en vul het rooster in. Iedereen weet dan op tijd waar hij of zij aan toe is.

Conflictsituaties

Waar mensen samenwerken kunnen altijd meningsverschillen ontstaan. Voorkom dat een meningsverschil een conflict wordt. In het huishoudelijk reglement heb je opgeschreven wat je doet wanneer er een verschil van mening of inzicht is. Dat kan een meningsverschil zijn tussen een ouder en een zorgverlener, tussen een ouder en de teamleider, tussen zorgverleners, tussen ouder(s) en zorgaanbieder, tussen ouder(s) en bestuur, of tussen ouders onderling.

Mogelijk heb je afgesproken dat je al in een vroeg stadium in gesprek gaat, dus voordat iets een klacht of conflict wordt. Dat kan bijvoorbeeld met de commissie zorg zijn. Of je schakelt een mediator in die met de betrokken partijen samen een oplossing zoekt. Zo kun je zorgen dat een verschil van mening geen klacht, conflict of geschil wordt.

Kom je er niet uit, dan is er mogelijk het bestuur om een oplossing te vinden. Lukt ook dat niet, dan escaleer je naar een meer formele procedure zoals (als het goed is) vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Zie hiervoor ook de formele eisen voor Wlz-initiatieven over het hebben van een klachtenfunctionaris en een geschillenregeling

Bekijk hier een voorbeeld van het klachtenreglement van een werkgroep van ouderinitiatieven.

Externe zorgfuncties

Denk ook na hoe je gaat samenwerken met zorgfunctionarissen ‘van buitenaf’.

Huisarts

Bewoners houden vaak hun eigen huisarts. Soms kiest een initiatief voor een eigen huisarts die het initiatief en de bewoners goed kent. Spreek in ieder geval af wie met de bewoner meegaat naar een afspraak. Spreek ook af met wie de huisarts, naast de ouders/vertegenwoordigers, zorginhoudelijk terugkoppelt binnen het team.

Specialistische zorg

Afhankelijk van de aard van de beperkingen van de bewoners kan een verpleegkundige, orthopedagoog of gedragskundige deel uitmaken van het zorgteam. Misschien is dat niet nodig, maar wil je wel af en toe iemand met die expertise inschakelen. Je kunt dan afspraken maken met een zzp’er of met iemand die werkt voor een zorgaanbieder. Je kunt iemand ook voor een aantal uren inhuren. Het is belangrijk dat de specialisten het team bijstaan bij moeilijkheden en regelmatig met het team overleggen. Let op: Zorg verleend door een orthopedagoog of gedragskundige wordt gezien als behandeling en kan alleen vanuit zorg in natura worden geleverd.