De hoogte van de zorgkosten hangt vooral af van de kosten voor personeel. Op deze pagina leggen we uit hoe je in 3 stappen een exploitatiebegroting voor de zorg kunt maken.
Natuurlijk maakt het ook uit of je gaat samenwerken met een zorgaanbieder of als initiatief zelf medewerkers in dienst neemt of inhuurt als zzp’er.
Ga je samenwerken met een zorgaanbieder?
In de offerte zie je onder andere wat de uurlonen zijn van de medewerkers die de zorgaanbieder wil inzetten. De uurlonen van medewerkers in loondienst zijn gebaseerd op de geldende cao’s. Daar bovenop komen de overheadkosten, die gemiddeld variëren tussen 5 en 30%. Ook het bedrag van de overheadkosten staat in de offerte.
Kies je voor zelfwerkgeverschap?
Zelfwerkgeverschap betekent dat je als initiatief zelf mensen in dienst neemt of zzp’ers inhuurt. Je hebt dan weinig tot geen overheadkosten en je kunt dus meer zorg inkopen.
Voor het uurloon ga je uit van het loon uit de geldende cao. Daar tel je de overige directe loonkosten bij op, zoals vakantietoeslag. Verder komen daar de indirecte loonkosten bij, zoals een tegemoetkoming in de reiskosten. Op de website van de overheid lees je meer over de opbouw van de loonkosten.
De geldende cao’s zijn openbaar:
- cao gehandicaptenzorg
- cao geestelijke gezondheidszorg
- cao verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorg en jeugdgezondheidszorg
Heeft een bewoner zelf medewerkers in dienst?
Wanneer de budgethouder 1 of meerdere werknemers in loondienst heeft of inhuurt dan hoeft de cao niet gevolgd te worden.
Een exploitatiebegroting voor de zorg maken
Stap 1: Bepaal rooster medewerkers
Je maakt eerst een inschatting welke medewerkers wanneer aanwezig zullen zijn, dit doe je op basis van de zorgvraag van de bewoners. Daarbij maak je onderscheid tussen zorgverleners voor de collectieve zorg en zorgverleners voor de individuele zorg. Enkele aandachtspunten:
- De kosten voor individuele begeleiding die bewoners extern inkopen, neem je niet op in de begroting van het initiatief.
- Bij de collectieve zorg deel je de kosten door het aantal bewoners. Zo bepaal je de collectieve zorgkosten per bewoner.
- Bekijk wie dagbesteding van het initiatief afneemt en wie dagbesteding extern inkoopt. De kosten voor externe dagbesteding neem je niet op in de begroting van het initiatief.
Medewerkers collectieve zorg
- Zorgcoördinator of teamleider
- Medewerker zorg/begeleiding
- Medewerker dagbesteding
- Nachtzorg
- Medewerker huishoudelijke hulp
- Gastvrouw
- Vrijwilliger
Individuele zorg
- Medewerker individuele begeleiding, betaald door het initiatief
- Verzorgende
- Verpleegkundige
Hieronder zie je een voorbeeld van een rooster voor een individuele begeleider. Van maandag tot en met vrijdag zie je uren in de ochtend gepland. Ook zie je uren aan het begin en het eind van het weekend. De 1 staat voor 1 uur op dat tijdstip.
De achtergrondkleuren in de tabel staan voor de onregelmatigheidstoeslag. Want volgens de cao voor de zorg hebben werknemers recht op toeslag als ze buiten kantooruren werken. Is er geen achtergrondkleur? Dan heeft een medewerker op dat tijdstip geen recht op toeslag.
Voorbeeld van een rooster voor een medewerker zorg/begeleiding
Stap 2: Bereken loonkosten
Bereken nu voor iedere medewerker het uurtarief. Dat tarief hangt af van een aantal factoren en er zijn verschillende mogelijkheden:
- Een uurtarief volgens de cao: in de cao wordt onder andere rekening gehouden met onregelmatigheidstoeslag, vakanties, ziektekosten, studie-uren, verzekeringen, pensioenopbouw en overheadkosten van de organisatie.
- Een uurtarief voor een medewerker die je zelf in dienst neemt. Dat geldt voor initiatieven met zelfwerkgeverschap. Het uurtarief kan hetzelfde zijn als het uurtarief volgens de cao. Het kan ook lager liggen, of hoger. Dat laatste kan bijvoorbeeld voorkomen als er krapte is op de arbeidsmarkt en medewerkers hogere tarieven vragen. Er gelden maximale pgb uurtarieven. Betaal je meer dan moet dat uit eigen zak betaald worden.
- Een uurtarief voor een medewerker die rechtstreeks werkt voor een bewoner. De cao geldt dan niet, en de tarieven liggen lager dan de hierboven berekende tarieven. De medewerker wordt betaald vanuit het pgb. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) zorgt voor de uitbetaling. Werkt een medewerker minder dan 3 dagen per week voor de bewoner? Dan neemt de SVB de werkgeverslasten voor zijn rekening.
Zoek de uurtarieven voor de betreffende functie op in de cao. Bereken toeslagen voor vakantie, en reserveringen voor pensioen, ziekte, verzekering en administratie. Een voorbeeld van zo’n berekening:
Voorbeeld opbouw uurtarief op basis van het cao-uurloon gehandicaptenzorg
Deze tabel staat ook in het Excel-Bestand ‘Voorbeeld begroting Toolkit Wonen’. Je kunt dat bestand onderaan deze pagina downloaden en gebruiken als startpunt voor je eigen berekeningen.Een huishoudelijk medewerker begint bij schaal FWG 15. Het minimale cao-loon is dan €10,85 (2021) bruto. Dat is gebaseerd op een jaar van 1878 uur.
- In de praktijk werken mensen zo’n 1580 uur. Daarom komt er 20% op dat minimum cao-loon voor onder andere ziekte, vakantie en bijscholing.
- Er is geld nodig voor de pensioenopbouw. Hoeveel procent je daarvoor uittrekt, bepaal je als werkgever zelf.
- Voor de ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering en het vakantiegeld tel je 26% op bij het minimum cao-loon.
- Voor de overheadkosten van het initiatief reken je een richtbedrag van €5.000 per medewerker per jaar. Dat is meestal minder dan de overheadkosten die een zorgaanbieder rekent.
Tel je al deze reserveringen op bij het cao-uurloon, dan kom je uit op €17,97 per uur bruto.
Stap 3: Exploitatiekosten zorg
Zorgexploitatie bij contract met zorgaanbieder of zelfwerkgeverschap
Het volgende voorbeeld gaat over een fictief initiatief. We gaan uit van 10 bewoners. Het exploitatieresultaat in dit voorbeeld is negatief. De kans is groot dat dat bij jullie ook gebeurt bij de 1e begroting. Daarom laten we dit zo staan. Om een goede, sluitende begroting te maken, moet je je 1e opzet meestal aanpassen en soms moet je keuzes maken.
Deze tabel staat ook in het Excel-Bestand ‘Voorbeeld begroting Toolkit Wonen’. Je kunt dat bestand onderaan deze pagina downloaden en gebruiken als startpunt voor je eigen berekeningen.
- Voor de tarieven van de medewerkers zijn we uitgegaan van de cao.
- De bedragen zijn inclusief onregelmatigheidstoeslag.
- We hebben de medewerkers ingeschaald in het midden van hun schaal. Alleen de coördinator of teamleider hebben we ingeschaald op 80% van de schaal.
- De uren zijn de uren die in totaal per week worden gemaakt, verspreid over 1 of meer medewerkers. Het zijn dus niet de werkuren van individuele medewerkers.
- Vakantie en ziekte moet je compenseren door invallers in te zetten. Daar hebben we in deze begroting dus ook rekening mee gehouden.
- Vrijwilligers krijgen in ons voorbeeld een vergoeding van €1,50 per uur. Daarmee blijven we onder de fiscale grens. Vrijwilligers worden nooit per uur betaald maar ontvangen een vrijwilligersvergoeding per jaar. Dat bedrag is aan een maximum gebonden. Voor de duidelijkheid hebben we het toch op uurbasis opgenomen in de begroting.
- De nachtzorg is ingeschaald op 50% van het uurtarief. De cao heeft veel bepalingen over onregelmatige diensen, maar het gaat te ver om er hier in detail op in te gaan.
- Bij de inkomsten zie je in dit voorbeeld een pgb voor een Wlz-indicatie 5VG. Natuurlijk zijn er allerlei zorgprofielen mogelijk. In deze Toolkit valt daar meer over te lezen. Op deze plaats houden we het bij de inschatting dat alle bewoners een 5VG indicatie hebben en met hun totale budget zorg inkopen bij het initiatief.
- Let op: de wooninitiatieventoeslag is niet meegenomen in de zorgexploitatie. Je kunt als initiatief zelf bepalen waar je die toeslag voor gebruikt. In dit voorbeeld besteden we de wooninitiatieventoeslag aan de kosten van de algemene ruimte.