Zet je eigen administratie op

Jullie gaan het initiatief realiseren en hebben daarvoor ook al een begroting gemaakt. Het is belangrijk om nu een goede administratie op te zetten. Dat is niet moeilijk en je voorkomt er veel problemen mee.

Stel eerst een professional aan die de administratie gaat doen en jullie initiatief ook kan adviseren over de administratie en boekhouding. Dat kan de penningmeester zijn, of iemand uit je eigen netwerk. Je kunt ook een boekhouder of administratiekantoor inhuren.

Huishoudelijk reglement

• Beschrijf in het huishoudelijk reglement wie waarvoor verantwoordelijk is:
  • het bestuur is eindverantwoordelijk voor de uitvoering;
  • degene die de administratie gaat doen, is niet alleen verantwoordelijk voor de boekhouding maar ook voor de fiscale zaken;
  • een coördinator houdt de (dagelijkse) inkomsten en uitgaven bij;
  • de kascommissie controleert op de uitvoering zoals is afgesproken van de verantwoordelijken;
• Beschrijf in het huishoudelijk reglement:
  • welke kosten voor het collectief zijn en welke voor de bewoners;
  • welke kosten onderdeel uitmaken van het huishouden, en welke kosten de rechtspersoon van het initiatief beheert;
  • hoe de jaarlijkse verrekening van de kosten plaatsvindt, zoals kosten voor gas, elektriciteit, verzekeringen en servicekosten;
  • hoe de jaarlijkse begroting wordt opgesteld;
  • hoe de bewoners of hun vertegenwoordigers de betalingen aan het initiatief moeten verrichten.

Laat de bewoners of hun vertegenwoordigers het huishoudelijk reglement ondertekenen.

Praktische tips

• Handel alle betalingen af via de bank en zo weinig mogelijk contant;
• Houd maandelijks de inkomsten en uitgaven bij en vergelijk die met de oorspronkelijke begroting;
• Bouw reserves op in de rechtspersoon of bijvoorbeeld in de stichting voor wonen en zorg, zodat je leegstand kunt opvangen. Beschrijf in het huishoudelijk reglement hoe jullie die reserves opbouwen en wanneer jullie de reserves gebruiken;
• Houd individuele uitgaven per bewoner bij in een ‘huishoudboekje’;
• Vraag degene die de administratie doet om de ouders 1 of 2 keer per jaar bij te praten over financiële en fiscale ontwikkelingen;
• Is er een meningsverschil over geld, probeer er dan samen uit te komen. Lukt dat niet, volg dan de stappen die beschreven staan op de pagina Een conflict, en dan?