De formele organisatie van een wooninitiatief

Instanties nemen een formele organisatie vaak serieuzer dan een groepje ouders dat een ouderinitiatief wil oprichten. Het is dus tijd om naar de notaris te gaan. Op deze pagina lees je waarover je moet nadenken als je een formele organisatie gaat oprichten, met daarbij 3 handige checklists.

Is het ouderinitiatief een formele organisatie? Dan kan het initiatief verplichtingen aangaan omdat de rechten en verantwoordelijkheden zijn geregeld. Bovendien is er een bestuur dat zorgt dat het initiatief de verplichtingen nakomt.

Kies een rechtspersoon zonder winstoogmerk

Veel ouderinitiatieven kiezen als rechtsvorm een stichting of vereniging. Wat het verschil is, lees je in de ‘checklist rechtspersoon oprichten’. Daarin vind je ook een opsomming van andere mogelijke rechtspersonen.

Een stichting en vereniging zijn rechtspersonen zonder winstoogmerk. Een rechtspersoon zonder winstoogmerk betaalt minder belasting over onder andere subsidies, fondsen, sponsoring en schenkingen.

Fondsen en subsidiegevers doen meestal alleen zaken met stichtingen of verenigingen. Vaak eisen ze ook een ANBI-verklaring (Algemeen Nut Beogende Instelling). In de ‘checklist ANBI-status’ lees je daar meer over.

Het verschil tussen een stichting of vereniging

De meeste wooninitiatieven kiezen voor een stichting of vereniging. Bij een stichting neemt het bestuur de dagelijkse beslissingen. Bij een vereniging nemen de leden samen de beslissingen. Deze manier van besluitvorming is democratisch maar kost soms meer tijd.

Naast een stichting of vereniging zijn er ook andere mogelijkheden. Kijk hiervoor in de ‘checklist rechtspersoon oprichten’.

1 of meer rechtspersonen

Sommige ouderinitiatieven bestaan uit meerdere rechtspersonen. Er is bijvoorbeeld een stichting voor de zorg, eentje voor de huisvesting en eentje voor fondsenwerving.

De geldstromen zijn dus ondergebracht binnen meerdere rechtspersonen. Daardoor zijn ook de risico’s verspreid.

Checklist rechtsvormen

Rechtsvormen met en zonder rechtspersoonlijkheid

Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid ben je met je privévermogen aansprakelijk voor de schulden van de organisatie. Dat geldt bijvoorbeeld bij een maatschap en een VOF.

Kijk voor meer informatie over een Maatschap en een VOF op:
Maatschappen en vof’s (belastingdienst.nl), De maatschap (Ondernemersplein – KvK), Vennootschap onder firma (vof) (Ondernemersplein – KvK)

Bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, zoals een stichting of vereniging, is dat meestal niet het geval.

Per Saldo adviseert bijna altijd een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, omdat bij een ouderinitiatief meerdere ouders of belanghebbenden zijn betrokken. Het is belangrijk dat zij niet privé aansprakelijk zijn als het financieel niet goed gaat met het initiatief.

Welke rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid zijn er?

• stichting
• vereniging
• besloten vennootschap (bv)
• naamloze vennootschap (nv)
• coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij

Wat zijn de verschillen tussen een stichting en vereniging?

De meeste ouderinitiatieven zijn een stichting of vereniging.

Binnen een stichting neemt het bestuur de besluiten. Het bestuur kan zich laten adviseren door bijvoorbeeld een ouderraad, een verwantenraad of een huiskameroverleg van bewoners.

• Voordeel: een stichting kan snel besluiten nemen en is daardoor slagvaardig.
• Nadeel: het bestuur heeft een grotere stem dan de leden.

Binnen een vereniging ligt het dagelijkse bestuur in handen van de bestuursleden. Zij hebben daarvoor de bevoegdheid gekregen van de leden. Het bestuur bereidt belangrijke besluiten voor, maar de algemene ledenvergadering beslist.

• Voordeel: iedereen stemt mee, een vereniging is daarmee democratischer.
• Nadeel: de besluitvorming is vaak trager.

Met de afspraken in de statuten kun je een stichting democratischer maken en een vereniging slagvaardiger. In het huishoudelijk reglement kun je aanvullende afspraken maken.

Combinaties van stichting en vereniging

In de praktijk groeien ouderinitiatieven soms toe naar een complexere organisatievorm. Er zijn dan meerdere stichtingen en verenigingen rondom 1 wooninitiatief. Bijvoorbeeld:

• Er is een vereniging waarvan alle ouders en vertegenwoordigers lid zijn. Deze vereniging bepaalt de dagelijkse gang van zaken en de afspraken over de zorg en het huishouden.
• Er is een stichting die gaat over de huisvesting, het huurcontract met een woningstichting, en het doorverhuren van de woningen aan de bewoners.
• Er is een stichting die de zorg regelt, zoals het contract met de zorginstellingen, de zorgverleners, en eventueel het contract met het zorgkantoor.
• Er is een stichting voor financiële zaken zoals het opbouwen van reserves en het ontvangen van legaten en giften.

In het huishoudelijk reglement leg je afspraken vast tussen de stichtingen en verenigingen. Ook beschrijf je daarin wat de rol is van de verschillende stichtingen en verenigingen.

Wat is het verschil tussen huishoudelijk reglement en statuten?

Zaken die niet regelmatig (binnen 5 jaar) veranderen, zet je in de statuten. Je stelt de statuten samen met een notaris op. Daarna worden de statuten officieel gedeponeerd bij de notaris.

De regels en richtlijnen uit het huishoudelijk reglement zijn een aanvulling op de statuten. Hierbij gaat het om zaken die regelmatig veranderen.

Een huishoudelijk reglement is niet verplicht. Leden en bestuur stellen het zelf op. Lees verder op de pagina Begin aan een huishoudelijk reglement.

Je kunt het huishoudelijk reglement laten ondertekenen door de ouders en vertegenwoordigers. Dat geeft de afspraken een goede juridische grond.

Bestuur samenstellen

Elke rechtspersoon heeft een bestuur. In de wet staat niet hoeveel bestuursleden er moeten zijn, maar een oneven aantal is het handigst; dan heb je bij een stemming altijd een meerderheid.

Het bestuur kan uit alleen ouders (of familie) bestaan, maar dat hoeft niet. Er is ook een combinatie mogelijk met bestuursleden die geen ouder of familie zijn. Of een bestuur dat alléén bestaat uit externe bestuursleden.

Externe bestuursleden hebben geen emotionele band met de bewoners. Daardoor kunnen zij met wat meer afstand kijken naar bijvoorbeeld dreigende conflicten. Ook hebben zij soms meer oog voor het voortbestaan van het initiatief. Aan de andere kant zijn ouders-bestuursleden soms meer bereid om alle zeilen bij te zetten als het gaat om de belangen van hun kinderen.

Zoek mensen met financiële of juridische kennis, of kennis van de zorg. Zorg dat er ook een deskundige is die de bewoners kent. Als er geen ouders in het bestuur zitten, zorg dan dat 1 bestuurslid de belangen van de bewoners vertegenwoordigt.

Let op: Wil je een ANBI-verklaring aanvragen? Dan heb je minimaal 3 bestuursleden nodig.

Een voorzitter kiezen

In de praktijk is de voorzitter vaak degene die het initiatief is gestart. Dat kan, maar leidt soms tot irritaties. Bijvoorbeeld als deze persoon zijn eigen belangen voorrang geeft of zijn ideeën opdringt aan de rest. Of als hij, in de ogen van anderen, zijn eigen kind voortrekt.

Kies je een onafhankelijke voorzitter, dan kan er geen belangenverstrengeling ontstaan.

De voorzitter moet een verbindende rol kunnen spelen tussen de initiatiefnemers. Bespreek dus met elkaar of een ouder voorzitter kan worden of niet. Dat leg je vast in de statuten.

In de statuten zet je ook hoe lang iemand maximaal bestuurslid mag zijn. Zo voorkom je dat bestuursleden in gewoonten vervallen of te veel hun stempel drukken op het initiatief. Meestal is de frisse blik van een nieuw bestuurslid goed voor het voortbestaan van een initiatief.

Checklist rechtspersoon oprichten

Besluit wie het bestuur gaan vormen

Wie worden de voorzitter, penningmeester en secretaris?

Bepaal de naam van het wooninitiatief

Vaak hebben de initiatiefnemers al een naam gekozen. Maar totdat je naar de notaris gaat en de naam officieel vastlegt, kan je die naam nog veranderen.

Bepaal de statutaire doelstelling

Dit is de doelstelling die in de statuten komt te staan. Meestal is de statutaire doelstelling iets als: een woongroep oprichten voor [doelgroep].

Houd het kort en simpel. De details komen later. Dan wordt de doelstelling bijvoorbeeld:

• Een kleinschalig particulier woon-zorginitiatief in [woonplaats] waarbij de bewoners zoveel mogelijk deel uitmaken van de maatschappij. Ze krijgen de ondersteuning die ze daarbij nodig hebben. Er is plaats voor maximaal 10 bewoners.
• Een woonplek voor 10 mensen met een meervoudige beperking, met 24-uurszorg waarbij ze zoveel mogelijk zelf de regie hebben.

Schrijf de 1^e versie van het projectplan

In het projectplan beschrijf je waarom jullie dit wooninitiatief willen opzetten, voor wie, met wie, hoe en wanneer.

In Stel een projectplan op vind je uitleg over de onderdelen van het projectplan.

Ga naar de notaris

De notaris kan uitleggen welke vorm het beste past bij jullie doelstelling. Dat kan een stichting zijn, een vereniging of een andere rechtsvorm. Deel de kosten van de notaris met alle initiatiefnemers.

Zorg dat de statuten voldoen aan de eisen voor een ANBI-verklaring. Met een ANBI-verklaring betalen donateurs minder belasting over subsidies en schenkingen.  Subsidiegevers eisen vaak een ANBI-verklaring, zie ook de ‘checklist ANBI-status’.

Kamer van Koophandel en Belastingdienst

Meestal schrijft de notaris de rechtspersoon in bij de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK meldt de nieuwe organisatie aan bij de Belastingdienst.

De Belastingdienst geeft jullie een RSIN-nummer (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer). Het RSIN-nummer vormt de basis voor onder andere het btw-nummer en het loonheffingennummer. Ook heb je dit nummer bijvoorbeeld nodig als je je gaat inschrijven bij het Kadaster.

Open een bankrekening

Vaak moet je hiervoor naar het kantoor van de bank. Zorg dat je van tevoren weet welke gegevens je nodig hebt. Dat zijn in elk geval de statuten, een uittreksel van de KvK en de gegevens van de gemachtigden: dat zijn de personen die uit naam van het wooninitiatief de betalingen gaan doen.

Maak een website

Je krijgt alleen een ANBI-verklaring als je voldoet aan de publicatieplicht. Met een eenvoudige website voldoe je aan die plicht. In de ‘checklist ANBI-status’ vind je wat er op de website moet staan.

Vraag een ANBI-verklaring aan

ANBI staat voor Algemeen Nut Beogende Instelling. Je kunt hiervoor een verklaring of beschikking aanvragen bij de Belastingdienst. Als de Belastingdienst de aanvraag goedkeurt, dan heeft de stichting of vereniging voortaan de ANBI-status. Bekijk ook de ‘checklist ANBI-status’.

Download het formulier Aanvraag ANBI-beschikking bij de Belastingdienst.

Voorbeeld statuten

Wat staat er in de statuten en hoe uitgebreid zijn die? Wat voor taalgebruik kun je verwachten? Bekijk de 2 voorbeelden voor een stichting en een vereniging.

In deze fase gaat het om de grote lijnen

Probeer niet nu al alle details te regelen. Vaak steken mensen veel energie in bijvoorbeeld het projectplan en de website, en gaan ze pas daarna naar de notaris.

Het is beter om eerst naar de notaris te gaan.

Aanloopkosten

Initiatieven moeten deze kosten zelf betalen. Je kunt met elkaar afspreken om elk jaar een bepaald bedrag te schenken aan de rechtspersoon. Met dit geld betaal je onder andere de kosten van de notaris, de website en de bank. Bij een vereniging kunnen de leden een jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage afspreken. Je kunt ook op zoek gaan naar sponsors. Die kunnen het initiatief steunen met een geldbedrag, maar je kunt bijvoorbeeld de notaris ook vragen om gratis de statuten op te stellen, in ruil voor naamsvermelding.

Vergoeding voor bestuursleden

Spreek liefst af dat bestuursleden geen recht hebben op een vergoeding, behalve een onkostenvergoeding. Maak hierover goede afspraken.

De afspraken over de vergoedingen komen in de statuten te staan.

Checklist ANBI-status

Wat moet er in de statuten staan?

De notaris weet wat er in de statuten moet staan. Dat is in elk geval:

• Een verklaring dat het initiatief een Algemeen Nut Beogende Instelling is.
• Afspraken over een onkostenvergoeding voor bestuursleden. Bestuursleden doen hun werk vrijwillig, maar je kunt wel hun reiskosten betalen en bijvoorbeeld de kosten van een studiedag.
• Geen enkele persoon en geen enkele rechtspersoon mag over het vermogen van de organisatie beschikken alsof het zijn eigen vermogen is.
• Bestuurders en beleidsbepalers mogen geen meerderheid hebben in de zeggenschap over het vermogen van de organisatie.
• Bij opheffing van de rechtspersoon gaat het vermogen dat overblijft naar een ANBI met een vergelijkbare doelstelling.
• Het eigen vermogen moet beperkt blijven. De organisatie mag niet méér vermogen hebben dan redelijkerwijs nodig is voor het werk van de organisatie (bestedingscriterium).
• Het initiatief heeft een actueel projectplan.

Wat houdt de publicatieplicht in?

Op de website van het initiatief moeten de volgende gegevens staan:

• naam van de organisatie;
• het RSIN-nummer;
• contactgegevens;
• duidelijke beschrijving van de doelstellingen;
• hoofdlijnen van het projectplan;
• namen van de bestuurders en hun functie;
• het beloningsbeleid voor de bestuurders;
• een actueel verslag van de uitgeoefende activiteiten;
• financieel verslag: balans, kosten en baten, toelichting.

Welke administratieve verplichtingen heeft een ANBI?

De Belastingdienst controleert regelmatig of het initiatief nog steeds voldoet aan de eisen voor een ANBI. Houd daarom de volgende zaken goed bij:

• onkostenvergoedingen en vacatiegelden (vergoeding aan bestuursleden of leden van de raad van toezicht);
• welke kosten de organisatie maakt en waarvoor;
• welke inkomsten de organisatie heeft;
• het vermogen van de organisatie.