Een aantal zaken kun je nu al regelen

Het ouder- of wooninitiatief is klaar. De bewoners zijn verhuisd, het zorgteam is begonnen. Er breekt een nieuwe fase aan. Een fase die draait om stabiliteit en continuïteit zodat het initiatief nu én in de toekomt de bewoners kwaliteit van leven, zorg en wonen kan bieden.

Het bestuur van het initiatief speelt een belangrijke rol bij het regelen van de continuïteit. Daarin werkt het bestuur altijd samen met de ouders, het team, de bewoners en andere betrokken partijen.

Bij continuïteit kun je denken aan de nabije toekomst. Maar een vraag die ouders ook vaak bezighoudt, is: wat moeten we regelen voor als wij er niet meer zijn? Daar hebben we een aparte pagina over gemaakt.

Een aantal zaken kun je nu al regelen.

Hoe zorg je voor stabiliteit in het bestuur?

Het bestuur voert uit wat in de statuten staat en mogelijk verder is uitgewerkt in het huishoudelijk reglement. Daarover lees je meer op de pagina Organisatie worden.

Voor de rust en stabiliteit in het bestuur is het belangrijk om:

• mensen in het bestuur te hebben met kennis van financiën, van wet- en regelgeving rond zorg en wonen, en juridische kennis;
• mensen in het bestuur te hebben met bestuursvaardigheden;
• een verbindende, onafhankelijke voorzitter te hebben die het geheel overziet.

Wat doe je als een bestuurslid aftreedt?

Zorg voor een rooster van aftreden. Je wilt niet dat bestuursleden te lang blijven zitten, want dan kunnen er bepaalde patronen ontstaan. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een zittingstermijn van 4 jaar, met maximaal 3 termijnen.

Als een bestuurslid stopt en er komt iemand voor in de plek, dan heeft die persoon misschien minder ervaring. Je kunt iemand een cursus laten volgen om zijn kennis en vaardigheden te vergroten over hoe je een vrijwilligersorganisatie moet besturen.

Hoe zorg je voor stabiliteit in de organisatie?

Het bestuur is ook eindverantwoordelijk voor de onderlinge relaties. Het is belangrijk dat de sfeer in huis goed is en er goede relaties zijn tussen:

• bewoners onderling;
• bewoners en individuele zorgverleners;
• bewoners, ouders en zorgorganisatie;
• ouders en bestuur;
• ouders van bewoners onderling;
• ouders, bestuur en zorgverleners;
• bestuur, zorgverleners en zorgorganisatie.

Heldere communicatielijnen, vaste contact- en overlegmomenten en duidelijke afspraken helpen daarbij. Die afspraken staan in het huishoudelijk reglement.

Daarnaast zijn goede informele contacten belangrijk voor de sfeer in huis. Het bestuur kan bewoners, ouders en zorgteam aanmoedigen om informele bijeenkomsten te organiseren. Denk aan een tuin-opruim-dag met daarna een barbecue, een jubileum van het initiatief, een feestje om de zorgverleners en vrijwilligers in het zonnetje te zetten of een kerstviering.

Natuurlijk kan er altijd verschil van mening ontstaan. Het bestuur moet dan zorgen dat betrokken partijen de daarover gemaakte afspraken nakomen. Dus wie moet wat doen als er verschil van mening ontstaat? Zo kan escalatie vaak worden voorkomen.

Komen partijen of personen er zelf niet uit, dan kan het bestuur proberen om te bemiddelen. Werkt dat niet, dan start een officiële klachtenprocedure.

Meer hierover lees je op de pagina Een conflict, en dan?

Hoe zorg je dat de ouders betrokken blijven?

In de opstartfase en de realisatiefase zijn ouders actief betrokken bij allerlei zaken. Ook als het initiatief nog niet zo lang bestaat, zijn de ouders vaak nog erg betrokken. Maar soms zie je dat ze zich na een aantal jaren wat minder actief opstellen; alles loopt goed, en ouders hebben eindelijk meer tijd voor andere dingen.

Toch blijft betrokkenheid van ouders belangrijk. Want in de zorg kan er van alles veranderen: bijvoorbeeld doordat het kind ouder wordt, of omdat de wet- en regelgeving verandert. Dan moeten ouders opnieuw keuzes maken en inspelen op veranderingen. Daarnaast functioneert het initiatief vaak dankzij de vrijwillige inzet van ouders. Denk bijvoorbeeld aan koken voor de groep, tuinonderhoud of lobby voeren voor het initiatief en de bewoners.

Enkele ideeën hoe je als bestuur de ouders betrokken kunt houden:

1. Organiseer minimaal 2 keer per jaar een overleg tussen bestuur en ouders. Laat een groepje ouders een thema kiezen: waar willen zij het over hebben? Afhankelijk van het thema kun je ook enkele zorgverleners of de zorgaanbieder uitnodigen. Of je nodigt een externe deskundige uit die veel weet over het onderwerp of die zo’n themabijeenkomst kan leiden.
2. Het is goed dat je als ouderinitiatief jezelf laat zien. Bijvoorbeeld met een website en op sociale media. Ouders kunnen daarin een grote rol spelen. Vraag altijd toestemming aan bewoners en ouders als je foto’s wilt publiceren.
3. Kijk of er cursussen zijn die voor ouders interessant zijn. Denk aan bijscholing en bijeenkomsten over ouderinitiatieven. Vraag een groepje ouders om ernaartoe te gaan en zorg dat dat niet steeds dezelfde ouders zijn. Vraag ze met de andere ouders te delen wat ze hebben geleerd of meegemaakt.
4. Als je ouders vraagt om een informele bijeenkomst te organiseren, kijk dan als bestuur wat ze goed kunnen of wat ze leuk vinden.
5. Moet de bus vervangen worden of is er extra zonwering nodig? Vraag ouders mee te denken hoe jullie geld kunnen inzamelen. Dat is een goed moment om er weer ‘samen voor te gaan’. Zie ook Regel Fondsen en subsidies.

Hoe zorg je voor continuïteit van de zorg?

Goede communicatie en een goede relatie met de zorgverleners of zorgaanbieder is erg belangrijk. Welke organisatievorm je ook hebt gekozen, zorg voor korte lijnen tussen teamleider en bestuur. Dan ben je als bestuur snel op de hoogte als iets niet goed loopt. Zo kun je voorkomen dat irritaties uitgroeien tot serieuze problemen.

Overleg regelmatig met de zorgverleners of zorgaanbieder, bijvoorbeeld elke 8 weken. Wat speelt er, en waarop moeten jullie actie ondernemen?

Natuurlijk moet je als bestuur op de hoogte zijn van veranderingen in wet- en regelgeving. Dan ben je als bestuur ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg. Naast de kwaliteit van zorg zoals de bewoners die ervaren, zijn er formele kwaliteitseisen. Ben je als bestuur geen hoofdaannemer, dan moet je controleren of de zorgaanbieder die kwaliteitseisen nakomt.

Weet ook wat er financieel gebeurt in het ouderinitiatief: kloppen de inkomsten met de uitgaven? Op die manier kom je niet snel voor verrassingen te staan, en dat is belangrijk voor de continuïteit van de zorg.

Hoe zorg je voor continuïteit van wonen?

Bewoners moeten zich niet druk hoeven maken over hun plekje binnen het initiatief. In geval van huurtoeslag is het belangrijk dat je met de verhuurder afspreekt dat de huur altijd onder de huurtoeslaggrens blijft. Zo kunnen bewoners de huur blijven betalen, ervan uitgaande dat hun uitkering of inkomen gelijk blijft.

Langdurige leegstand van kamers of appartementen kan een bedreiging zijn voor het ouderinitiatief. Daarom is het belangrijk leegstand te voorkomen.

Iemand kan natuurlijk de huur opzeggen. Je kunt een tijdje vooruit wanneer je een leegstandspot hebt opgebouwd. Iedere bewoner stopt daar maandelijks een klein bedrag in om zo de tijd te overbruggen totdat er een nieuwe bewoner is. Maak een wachtlijst voor geïnteresseerde toekomstige bewoners die passen binnen de doelgroep van het ouderinitiatief. Dat verkleint het risico op langdurige leegstand.

Sommige woningbouwcorporaties zijn bereid een deel van de kosten van leegstand op zich te nemen. Bijvoorbeeld voor een periode van 3 maanden, een enkele keer langer. Maar het komt ook voor dat de verhuurder dit risico bij het initiatief legt.

De meeste initiatieven hebben met de verhuurder een huurperiode van 15 tot 20 jaar afgesproken. Een verhuurder zal dat contract niet snel opzeggen. Regelmatig overleg met de verhuurder hierover en over andere zaken zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan.

Op de uitgebreide pagina over Huren lees je meer over hoe je leegstand kunt voorkomen.